Con el lanzamiento de Microsoft Dynamics AX 2012 R3 se han hecho grandes cambios para facilitar la labor intercompany dentro del módulo de proyectos. Con esta versión se conseguía que los usuarios pudiesen imputar horas en proyectos que pertenecían a otras empresas siendo en la R2 cuando se consiguió asignar empleados de otras empresas al proyecto.

Con la nueva Release 3 es posible facturar con la modalidad intercompany (empresas vinculadas) a través de conceptos como horas y gastos (en este último caso tanto de empleados como de proveedores) de proyectos ubicados en diferentes organizaciones.

Vamos a identificar un ejemplo que representa un escenario intercompany con el módulo de Proyectos:

Elite de Negocios Tecnológicos (en adelante ELITE) tiene un contrato con un cliente final con el cual tiene creado un Proyecto de Tiempo y Material (PROYELI) para desarrollar un proyecto de Cloud Computing. Para este proyecto se utilizarán empleados de 2 empresas asociadas denominadas appliloo y AXAZURE que imputarán sus hojas de horas contra el proyecto PROYELITE. Cada empresa asociada, periódicamente generan facturas de venta intercompany a ELITE tanto de los gastos como del tiempo imputado por los empleados. Si las facturas que recibe ELITE se aprueban y registran se generará la correspondiente factura al proveedor (en este caso sería para appliloo y AXAZURE). Contabilizadas dichas facturas, el coste ya estará registrado en el proyecto PROYELITE, y comenzaría el proceso de creación de propuesta de factura al cliente final.

Para llevar a cabo a esta configuración en AX 2012 R3 será necesario definir la relación comercial entre las empresas. Esto significa especificar la relación empresarial tanto en la empresa matriz (proveedores AXAZURE y appliloo) como en las empresas asociadas (cliente ELITE). Para ello en el formulario de clientes y proveedores, en los registros implicados en esta operación se accederá a la pestaña General en concreto a la opción Empresas Vinculadas.

Desde dicho formulario se definirá la relación de venta y de compra en el procedimiento intercompany:

Una vez realizada la relación o vínculo, se parametrizará en AXAZURE y appliloo (empresas asociadas) en el módulo de Gestión de proyectos y contabilidad / Configurar / Parámetros de gestión de proyectos y contabilidad la siguiente información:

En primer lugar se activará la opción denominada “Activar la programación de recursos y las hojas de horas de empresas vinculadas” y en segundo se asignarán en cada empresa asociada la entidad jurídica a la que se presta el trabajador, en este caso ELITE. El check de acumular ingresos se utilizará si se desea acumular ingresos antes del proceso de facturación. Será necesario especificar una categoría por defecto para horas y gastos en el caso que existan escenarios en los que las categorías de horas y gastos no coincidan entre las empresas del grupo (bajo mi experiencia esta tabla en la mayoría de los clientes es compartida).

Parametrizada la lógica de relaciones toca el momento de definir la contabilidad tanto de los costes intercompany de los recursos prestados y los ingresos recibidos (navegando entre las pestañas Cuentas de Costes y Cuentas de Ingresos).

Definida la contabilidad, es el momento de definir las tarifas intercompany, funcionalidad bastante mejorada en R3. Esta parte se lleva a cabo desde el módulo de Gestión de proyectos y contabilidad / Configurar / Precios / Precios de Transferencia

En el siguiente formulario se podrá definir tarifas por diferentes modelos de precios, concretamente 6. Hay 4 modelos basados en cantidad fija o precio de coste:

  • Cant.
  • Coeficiente de contribución
  • Porcentaje de gastos
  • Importe de gastos

 

Hay 2 modelos más que se basan en el precio final al cliente a través de:

  • Porcentaje de precio de Ventas
  • Importe por debajo del precio de venta

Por último será necesario confirmar que la unidad Horas tiene marcado “Asignación de unidades fijas”, esto será utilizado en el registro de la factura del proveedor en las empresas asociadas (AXAZURE y appliloo en este ejemplo).

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